Protocolo en Comidas y Cenas de Empresa

Cómo el protocolo y la organización pueden hacer más fácil y cómodas nuestras relaciones profesionales. Protocolo, como sustantivo que puede sustituirse por la palabra "orden" y su función práctica dentro de la organización.

Se tiende a identificar protocolo con estrictas y difíciles normas que nos obligan a un comportamiento rígido y poco natural, normas además, que pocos expertos conocen, cuya aplicación es complicada y está llena de riesgos; así ante este panorama abrupto, se actúa sin protocolo y nos encontramos con: desconcierto, desorden y descortesía.

Se impone desmitificar el protocolo y darle su justo e importante valor en las relaciones humanas en general y en las profesionales -que son las que nos interesan en estos momentos- en particular, para poder aprovechar las facilidades y comodidad que nos ofrece. Sin duda, que al hacer esto -desmitificar- el protocolo va a perder parte de su atractivo y "misterio" pero como decimos, nos va a ofrecer todas sus posibilidades.

Protocolo es un sustantivo que puede sustituirse por la palabra "orden"; cuando alguien pronuncia la palabra protocolo y ésta no puede sustituirse en la frase por "orden", entonces esa persona no está hablando de protocolo, probablemente se esté refiriendo a ceremonial, usos y costumbres, moda, convenciones sociales etc. con las que el protocolo está muy relacionado, pero que no son tales. Así, ya podemos perderle un poco de miedo a lo que conlleva el protocolo y sentirnos más cercanos al orden y la organización.

Otra precisión importante es indicar que cada ámbito de las relaciones humanas puede tener su propio protocolo; éste se puede clasificar siguiendo diferentes criterios, así tendremos protocolo oficial, militar, empresarial, deportivo, español, francés etc. La clasificación de los distintos protocolos existentes nos permite vislumbrar que no todos ellos tienen la misma complejidad, extensión y rigidez: por ejemplo, el protocolo oficial está fijado por Ley mientras que el protocolo empresarial se basa en un orden y costumbres admitidas.

En el ámbito profesional resulta muy útil conocer el protocolo que debemos seguir, no sólo en los supuestos de actos excepcionales como inauguraciones, jornadas de puertas abiertas o presentación de nuevos cargos, sino también en la actividad normal de la empresa, como puede ser recibir delegaciones, distribución de mesas de negociación y trabajo o mesas para comidas y cenas. Conocer el protocolo a seguir en cada caso nos aporta seguridad, lo que sin duda facilita que se alcancen los objetivos propuestos. El protocolo da coherencia a las actuaciones de anfitriones e invitados, prevé los cambios de última hora que puedan surgir y proporciona seguridad a los promotores del acto.

Actualmente las empresas y entidades económicas a la hora de promover y organizar actos y eventos buscan la creatividad y la innovación con el propósito de atraer invitados y ofrecerles a éstos una experiencia distinta; conocer y aplicar el protocolo empresarial permite que la creatividad de un acto pueda manifestarse sin interferir en los objetivos buscados por el promotor, sin interferir en la comodidad de los invitados y dará el realce adecuado a todos los momentos y elementos que componen un acto bien planificado.

Hoy en día las empresas pueden contar con el asesoramiento de expertos en protocolo y organización quienes cuentan con el conocimiento y las herramientas necesarias para establecer el protocolo en todas las fases de desarrollo de un evento empresarial. Este asesoramiento es muy flexible, acomodado en cada caso a las necesidades del cliente, así irá desde la planificación del acto hasta actuar como un auténtico maestro de ceremonias.

La correcta aplicación del protocolo empresarial es una garantía de éxito en cualquier acto y un experto en protocolo proporciona el asesoramiento necesario.


via: #navactiva

Organización de viajes y eventos

Los ejecutivos frecuentemente realizan viajes de negocios y programan eventos especiales en la empresa, los
cuales requieren una cuidadosa planificación para lograr excelentes resultados. El trabajo de adjunto a dirección en estas ocasiones se multiplica; debe desarrollar las labores cotidianas y las relacionadas: Programación, Realización y Finalización del evento.
Eventos: En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos para su realización y obtener el éxito sin contratiempos, estos pasos son:
Programación, Realización y finalización del evento o viaje.
Programación: Corresponde a la organización, lo que debe realizarse en equipo mediante la asignación de funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar:
· Nombra comités para asignar tareas específicas.
· Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los objetivos de la reunión.
· Definir la fecha exacta de realización.
· Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N° de participantes y objetivos del evento.
Coordinar actividades sociales extraevento: cóctel o copa de champaña, recorrido por la ciudad y lugares turísticos.
· Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en cuenta alojamientos, desplazamientos, reservas de áreas, etc.
· Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente, puede hacerse por cartas, Tarjetas, Memorando,
telefónicamente con tres días de anticipación como mínimo.
· Disponer de recursos necesarios: Internet, papel, televisor, marcadores, proyectores, lapiceros, etc.
· Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de sillas, notación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, etc.
· Determinar la duración de cada sesión de 90 a 120 min.

Antes de realizar la reunión deben observarse los siguientes aspectos:
· La temperatura ambiental debe ser agradable y adecuada al sitio de una reunión.
· La iluminación debe ser óptima.
· Los baños deben de estar impecables.
· El lugar y el personal para distribución de refrigerios deben estar previamente definidos.
Durante la reunión no deben pasarse llamadas, si es urgente se toma por escrito y se pasará el mensaje.
· Si se actúa como secretaria de la reunión se lee el orden del día y el acta anterior y se tomará nota para
elaborar la nueva acta.
· La Finalización: Retirados los asistentes se recogerán carpetas, equipos y lo que se haya utilizado.
· Si se tomó nota para el acta la secretaria debe:
· Estudiar detenidamente el acta anterior.
· Aclarar inquietudes con quien haya presido la reunión.
· Elaborara una lista por separado de acciones que deben seguirse.
· Comunicar a los interesados sobre las decisiones derivadas de la reunión.
Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisión, el cual mecanografiarse a doble interlínea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones si es necesario.
· Agradecer a las personas que colaboraron a la realización del evento.

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 De acuerdo con un estudio realizado entre 2.000 profesionales senior y gerentes de cientos de empresas, menos del 15% afirmó que ambos aspectos están "definitivamente" en equilibrio. Parte de la dificultad para un balance tiene que ver con la tecnología. Conozca por qué

De acuerdo con un informe del sitio CIO.com, la falta de equilibro entre la vida laboral y la personal, lejos de ir normalizándose, tiende a incrementarse.

Según una encuesta realizada entre 2.000 ejecutivos senior y gerentes de cientos de empresas, menos del 1% de los participantes opinó que actualmente existe un balance sólido entre trabajo y vida personal dentro de las empresas en general.

Así, la importancia de asegurarse un equilibrio entre vida profesional y la personal sigue siendo una preocupación importante, sobre todo entre ejecutivos y personal directivo de las compañías.

Un dato para resaltar es que, en comparación con el mismo estudio hecho tres años antes, aumentó la cantidad de ejecutivos que opina que la brecha entre vida personal y laboral es mayor en este momento.

En cuanto a la experiencia personal de cada encuestado, un poco más de la mitad opinó que su vida se encuentra balanceada. Por otro lado, menos del 15% que afirmó que ambos aspectos de su vida están "definitivamente" en equilibrio.

De acuerdo con el estudio, parte de la dificultad para balancear la vida personal con la profesional tiene que ver con la tecnología.

"Como ejecutivo fui cambiando mis dispositivos móviles, primero tuve una Palm y ahora un Blackberry. La utilizo todo el tiempo, no se cómo haría si no la tuviera, es una especie de esclavitud", comentó el gerente general de Invensys, Carlos Ricci.

"Pareciera que muchas veces la política de las compañías es que sus ejecutivos y gerentes tengan que estar absolutamente absorbidos por el trabajo, y el aspecto familiar muchas veces queda dejado de lado con las consecuencias que acarrea", apuntó el director de Psicología Laboral Consultores y profesor de la Universidad de Belgrano, Gabriel Schwartz.

"Pero esta situación termina repercutiendo en su trabajo, por lo que el abuso de la conectividad en definitiva es un mal negocio", agregó Swartz.

Paradójicamente, los mismos recursos tecnológicos que ayudan a los ejecutivos a ser más eficientes (como los dispositivos móviles y las conexiones Wi-Fi) son los que favorecen la falta de equilibrio.

Por ejemplo, no resulta extraño que un alto ejecutivo o un jefe de tecnología consulte y responda sus mails corporativos en vacaciones o consulte sus mensajes de voz a altas horas de la noche.

Consultado el psicólogo laboral sostuvo que "son muy pocas las empresas que consideran el uso excesivo de la tecnología por parte de sus empleados".

En este sentido, el especialista manifiesta que "las compañías no consideran que el estar las 24 horas conectado les puede traer algún tipo de consecuencia a sus ejecutivos, sino que por el contrario muchas veces son las empresas les que exigen y exigen, y el empleado quien tiene que poner un limite".

En tanto, Ricci señaló: "Este tipo de aparatos te acomoda la vida, por un lado tiene un aspecto positivo porque te permite estar informado todo el tiempo, pero a su vez es malo porque no te puedes desconectar y al acostumbrarte, dejas de hacer otras rutinas e incluso disminuyen los contactos personales".

El gerente general de Invensys no dudó en afirmar que su Blackberry se le metió en la vida personal: "Me ocurre que estoy jugando al golf y me aparecen mensajes y, aunque tengo la posibilidad de no leerlos, termino mirándolos".

Como conclusión final, el estudio señala que "es fundamental tomar conciencia que un balance entre vida personal y laboral depende de algo clave: saber cuando desconectar la tecnología".

Así, aunque estar continuamente on line tiene claros beneficios en cuanto al negocio, es necesario que los ejecutivos y el personal en general tengan la oportunidad de tomar un descanso del constante bombardeo de información, para "recargar baterías".

Según Schwartz, "en la mayoría de los casos son las empresas las que les dan a sus ejecutivos teléfonos celulares, radios, blackberries, y laptops, lo cual en si mismo puede no ser malo si al gerente le permitirían irse temprano del trabajo para hacer una actividad de índole personal, pero pasa a ser malo cuando se transforma en un abuso, cuando lo que pretenden es que el ejecutivo este conectado todo el fin de semana".

"A mí me lo dio la empresa. No me lo hubiera comprado, porque es una forma de atarme y estar esclavizado", aseguró Ricci, y agregó que tanto los gerentes que a él responden como sus jefes en los Estados Unidos también disponen de un dispositivo movil con conexión Wi-Fi.

Dada esta situación, el psicólogo laboral postuló que las empresas tienen a su vez que promover que sus gerentes, profesionales y ejecutivos se desconecten un poco de la tecnología, "lo cual no lo están haciendo ni a nivel local ni mundial".

El trabajo hace hincapié en que evitar la utilización de la tecnología de manera abusiva. "De esta manera, los tiempos de descanso se volverán tiempos de descanso reales, y las vacaciones, vacaciones verdaderas", señala el estudio.

Teniendo en cuenta los efectos negativos que la sobrecarga de trabajo acarrea en la productividad, algunas empresas ofrecen actividades extracurriculares auspiciadas por la compañía, y hasta incluyen objetivos de crecimiento personal dentro de la planificación anual.

Consejos
En tanto, desde la compañía Hewlett Packard, plantean algunos tips de ayuda para a encontrar un mayor balance entre la vida profesional y laboral:

   1. Invertir tiempo en organizar la trabajo antes de comenzar la jornada, o planificar las actividades desde el día anterior. Confeccionar un cronograma y respételo. No es necesario hacer más de lo imaginado o anotado para ser realizado en ese día. Herramientas como el calendario de Outlook pueden ser clave para estas tareas.

   2. El ejecutivo debe recordar que se define tanto por quien es dentro de la oficina, como por quien es fuera de ella.

   3. Poner el ejemplo ante los colegas al irse a su casa temprano. No quedarse sólo para demostrar que está ahí. Uno de los beneficios de la tecnología móvil es que la productividad no es equivalente al tiempo que uno pasa en la oficina.

   4. Aprovechar cualquier esquema de tiempo flexible que ofrezca la compañía, y tomar conciencia que cerca del 80% de las fuerzas de trabajo toman ventaja de esta opción.

   5. Aprender a decir "no".

   6. Acordarse de delegar.

   7. Mantener una división clara entre la casa y el trabajo.

   8. Proteger el tiempo privado y asegurarse de planificar su diversión y actividades de relax con amigos y familia. Hacer un cronograma con estas actividades con la misma rigurosidad con la que se agendan las citas laborales.

   9. Usar la tecnología a favor, es decir, utilizar la tecnología inalámbrica y móvil para hacer las cosas en el momento más conveniente. Luego poder desconectar los dispositivos y relajarse.

  10. Asegurar que la planificación de cada semana tenga en cuenta actividades por fuera del trabajo, relajarse a sentirse renovado.


via : #Cecilia Novoa

Regalo de empresa

El regalo es una forma de expresar la amistad y el agradecimiento. Los regalos por motivos de trabajo, al igual que los demás regalos, deben hacerse con sentido común y con respeto a la dignidad de la persona a la que regalamos. Aunque los regalos se hacen en función del "presupuesto" que tengamos, eso no quiere decir que podamos "desairar" con nuestro poderío económico. Los regalos más interesantes, son los pequeños detalles que mantienen la amistad y la cordialidad. Hay que saber tanto regalar, como recibir. Y siempre mostrando nuestro más profundo agradecimiento.

Con logo o sin él.
Una de las características de muchos regalos de empresa es la "personalización" de los mismos con el logo o la marca insignia de la casa. Quien no posee una corbata, una cartera o cualquier otro objeto con el logo de una importante compañía (o no tan importante). En ocasiones, aunque hay sus excepciones, los regalos de empresa e institucionales suelen llevar algún tipo de "marca" que nos identifica la procedencia del regalo, bien sea una empresa privada o una determinada institución. Hay excepciones en las que se hacen regalos a personalidades, de forma totalmente anónima en cuanto a grabaciones en el mismo. Son de mejor gusto. Los regalos con logos, dan sensación de propaganda, más que de una muestra de agradecimiento. Si puede, evite los regalos marcados, al menos los de cierto nivel.

Qué se regala.
Aunque la gama de regalos es muy amplia, vamos a dar unas sugerencias:

    1. Regalar siempre algo original, de buen gusto y que pueda tener relación con nuestra empresa o profesión, o también con la cultura regional. También regalos especiales, como unas entradas para ver un importante partido de fútbol o para presenciar un determinado espectáculo (si sabemos de los gustos del obsequiado).

    2. El regalo debe tener un valor razonable; no se pueden regalar objetos carísimos pero tampoco simples obsequios promocionales.

    3. Si el regalo es para una persona o empresa extranjera, cuidado, debemos conocer perfectamente, sus costumbres. No sea que el regalo haga el efecto contrario al deseado.

    4. Repetición. Si son personas o entidades que nos han visitado previamente, debemos evitar la repetición de regalos.

    5. Cuidado con los regalos en la primera visita. Pueden considerarse una especie de pequeño "soborno". Todo regalo tiene su razón y su momento.

    6. La exclusividad. Cada día es más apreciada, en regalos de empresa, las series limitadas o numeradas. Se ha pasado de la cantidad a la calidad. (Es mejor regalar dos o tres buenas botellas de vino que una caja de otro vino más corriente).

Cuándo se regala.
Todos los regalos tienen su momento. Por ejemplo, una cena de Navidad en la que se ofrece a los invitados al término de la misma un libro sobre la ciudad, por ejemplo. Si el regalo tiene como destinatario una personalidad o un invitado de honor, éste debería entregarse en privado.

"No deben confundirse los regalos con dar objetos o material publicitario"
Hay una característica especial: si las visitas son privadas y regalan las instituciones públicas o empresas, el regalo debe ir envuelto en papel de regalo (que puede llevar el logotipo de la institución o empresa). Pero en el caso de visitas de Estado, los regalos se entregan sin envolver y posteriormente se encargan los ayudantes de recogerlos y guardarlos. En cualquier caso, los regalos se agradecen y se alaban. Y no se olvide, sobre todo en el mundo empresarial y de la política, que un regalo desproporcionado puede poner en un compromiso a la persona destinataria (se puede interpretar hasta como un soborno).

Nunca se debe regalar antes de una negociación, firma de un contrato o acuerdo, etc. Se puede interpretar como una manera de querer influenciar voluntades. Se debe regalar siempre "a posteriori".

Si el regalo es para una persona de otra empresa, y se lo entregamos en mano, en presencia de ambos, éste se debe abrir y agradecer. Lo mismo si el regalo nos es entregado a nosotros. Si el regalo se envía, lo puede hacer a la dirección de la empresa, aunque es mejor hacerlo al domicilio particular del interesado para evitar suspicacias en la empresa, e incluso conflictos con otros compañeros del trabajo. Se envía con una tarjeta de la empresa, con unas palabras escritas a mano por la persona que lo envía o remite.