cuales requieren una cuidadosa planificación para lograr excelentes resultados. El trabajo de adjunto a dirección en estas ocasiones se multiplica; debe desarrollar las labores cotidianas y las relacionadas: Programación, Realización y Finalización del evento.
Eventos: En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos para su realización y obtener el éxito sin contratiempos, estos pasos son:
Programación, Realización y finalización del evento o viaje.
Programación: Corresponde a la organización, lo que debe realizarse en equipo mediante la asignación de funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar:
· Nombra comités para asignar tareas específicas.
· Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los objetivos de la reunión.
· Definir la fecha exacta de realización.
· Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N° de participantes y objetivos del evento.
Coordinar actividades sociales extraevento: cóctel o copa de champaña, recorrido por la ciudad y lugares turísticos.
· Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en cuenta alojamientos, desplazamientos, reservas de áreas, etc.
· Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente, puede hacerse por cartas, Tarjetas, Memorando,
telefónicamente con tres días de anticipación como mínimo.
· Disponer de recursos necesarios: Internet, papel, televisor, marcadores, proyectores, lapiceros, etc.
· Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de sillas, notación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, etc.
· Determinar la duración de cada sesión de 90 a 120 min.
Antes de realizar la reunión deben observarse los siguientes aspectos:
· La temperatura ambiental debe ser agradable y adecuada al sitio de una reunión.
· La iluminación debe ser óptima.
· Los baños deben de estar impecables.
· El lugar y el personal para distribución de refrigerios deben estar previamente definidos.
Durante la reunión no deben pasarse llamadas, si es urgente se toma por escrito y se pasará el mensaje.
· Si se actúa como secretaria de la reunión se lee el orden del día y el acta anterior y se tomará nota para
elaborar la nueva acta.
· La Finalización: Retirados los asistentes se recogerán carpetas, equipos y lo que se haya utilizado.
· Si se tomó nota para el acta la secretaria debe:
· Estudiar detenidamente el acta anterior.
· Aclarar inquietudes con quien haya presido la reunión.
· Elaborara una lista por separado de acciones que deben seguirse.
· Comunicar a los interesados sobre las decisiones derivadas de la reunión.
Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisión, el cual mecanografiarse a doble interlínea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones si es necesario.
· Agradecer a las personas que colaboraron a la realización del evento.
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