Se tiende a identificar protocolo con estrictas y difíciles normas que nos obligan a un comportamiento rígido y poco natural, normas además, que pocos expertos conocen, cuya aplicación es complicada y está llena de riesgos; así ante este panorama abrupto, se actúa sin protocolo y nos encontramos con: desconcierto, desorden y descortesía.
Se impone desmitificar el protocolo y darle su justo e importante valor en las relaciones humanas en general y en las profesionales -que son las que nos interesan en estos momentos- en particular, para poder aprovechar las facilidades y comodidad que nos ofrece. Sin duda, que al hacer esto -desmitificar- el protocolo va a perder parte de su atractivo y "misterio" pero como decimos, nos va a ofrecer todas sus posibilidades.
Protocolo es un sustantivo que puede sustituirse por la palabra "orden"; cuando alguien pronuncia la palabra protocolo y ésta no puede sustituirse en la frase por "orden", entonces esa persona no está hablando de protocolo, probablemente se esté refiriendo a ceremonial, usos y costumbres, moda, convenciones sociales etc. con las que el protocolo está muy relacionado, pero que no son tales. Así, ya podemos perderle un poco de miedo a lo que conlleva el protocolo y sentirnos más cercanos al orden y la organización.
Otra precisión importante es indicar que cada ámbito de las relaciones humanas puede tener su propio protocolo; éste se puede clasificar siguiendo diferentes criterios, así tendremos protocolo oficial, militar, empresarial, deportivo, español, francés etc. La clasificación de los distintos protocolos existentes nos permite vislumbrar que no todos ellos tienen la misma complejidad, extensión y rigidez: por ejemplo, el protocolo oficial está fijado por Ley mientras que el protocolo empresarial se basa en un orden y costumbres admitidas.
En el ámbito profesional resulta muy útil conocer el protocolo que debemos seguir, no sólo en los supuestos de actos excepcionales como inauguraciones, jornadas de puertas abiertas o presentación de nuevos cargos, sino también en la actividad normal de la empresa, como puede ser recibir delegaciones, distribución de mesas de negociación y trabajo o mesas para comidas y cenas. Conocer el protocolo a seguir en cada caso nos aporta seguridad, lo que sin duda facilita que se alcancen los objetivos propuestos. El protocolo da coherencia a las actuaciones de anfitriones e invitados, prevé los cambios de última hora que puedan surgir y proporciona seguridad a los promotores del acto.
Actualmente las empresas y entidades económicas a la hora de promover y organizar actos y eventos buscan la creatividad y la innovación con el propósito de atraer invitados y ofrecerles a éstos una experiencia distinta; conocer y aplicar el protocolo empresarial permite que la creatividad de un acto pueda manifestarse sin interferir en los objetivos buscados por el promotor, sin interferir en la comodidad de los invitados y dará el realce adecuado a todos los momentos y elementos que componen un acto bien planificado.
Hoy en día las empresas pueden contar con el asesoramiento de expertos en protocolo y organización quienes cuentan con el conocimiento y las herramientas necesarias para establecer el protocolo en todas las fases de desarrollo de un evento empresarial. Este asesoramiento es muy flexible, acomodado en cada caso a las necesidades del cliente, así irá desde la planificación del acto hasta actuar como un auténtico maestro de ceremonias.
La correcta aplicación del protocolo empresarial es una garantía de éxito en cualquier acto y un experto en protocolo proporciona el asesoramiento necesario.
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